Järjestelmän onnistuminen varmistetaan, tai pilataan, jo hankkeen alkuvaiheessa. Mitä paremmat ja tarkemmat määrittelyistä saadaan, sen vähemmän ilmaantuu yllätyksiä matkan varrella. Lähes valmiin järjestelmän muuttaminen on kallista, mutta kalliimmaksi tulee järjestelmä joka ei aidosti luo lisäarvoa.

Tyypillisesti järjestelmän toteuttaja tarjoaa määrittelypalvelun, mutta heidän edustamansa järjestelmän toiminnallisuuksien rajoitteet saattavat ohjata enemmän määrittelytyötä kuin varsinaiset asiakkaan tarpeet. Mitä voimakkaammin järjestelmä ohjaa määrittelytyötä, sen vähemmän asiakkaan todellisia tarpeita päästään palvelemaan.

IT-alalla onkin hintava sanonta "running changes", joka tarkoittaa toteutuksen aikana tapahtuvia muutoksia vaatimuksiin. Tämä on ehdottomasti kallein tapa kehittää järjestelmää ja aiheutuu tilanteesta, jossa vaatimuksia ei osattu, tai ymmärretty, määritellä riittävällä laajuudella ja laadulla.

On kustannustehokasta tunnistaa, määritellä ja priorisoida tarpeet ennen järjestelmän toteuttamista. Koska jokaisella määrittelyyn osallistuvalla on vääjäämättä oma näkemys järjestelmän tarpeista, on kustannustehokasta löytää yrityksen tai organisaation sisäinen yhteisymmärrys ennen toteuttamisen aloittamista.

  Määrittelytyöhön onkin syytä varata aikaa ilman aikataulupaineita!

Asiakaslähtöinen määrittely

Järjestelmämäärittelyn tulee olla asiakkaan tarpeista lähtevä, ei käytetyn järjestelmäalustan rajoitusten ohjaamaa!

Määrittelyprosessi

Onnistumisen tae on osaamisen lisäksi hyvä toimintamalli, prosessi.